ارتباط برقرار کردن به ظاهر کار ساده‌ای است. حتی انسان‌های نخستین از این مهارت برای رفع نیازهایشان استفاده می‌کردند. اما برخلاف تصور بیشتر مردم ایجاد چنین رابطه‌ای ساده نیست و توانایی برقراری ارتباط اثربخش مستلزم کنار هم قرار دادن چند مهارت دیگر است. از این‌رو بسیاری از ما نمی‌توانیم با دیگران ارتباط موثر داشته باشیم و گاهی برای این کار از مهارت حل مسئله بهره می‌بریم. مهارت برقراری رابطه اثربخش کلید موفقیت بیشتر افراد در جنبه‌های مختلف کار و زندگی است. در این مطلب نحوه برقراری رابطه موثر و اثربخش را در همه ابعاد زندگی بررسی می‌کنیم و روش‌های تقویت آن را آموزش می‌دهیم.
ارتباط موثر چیست ؟
به طور خلاصه می‌توان گفت که «ارتباط موثر» (Effective Communication) یعنی دیگران ایده‌ها و مفاهیم مد نظر شما را کاملا دریابند و به آن‌ها عمل کنند. همچنین این ارتباط یعنی شما می‌توانید به‌درستی پیام طرف مقابل را بشنوید، درک کنید و به آن واکنش نشان دهید. ارتباط موثر فقط به معنای درک اطلاعات نیست. این ارتباط زمانی شکل می‌گیرد که بتوانید احساسات و مفاهیم پشت این اطلاعات را درک کنید. در برقراری ارتباط معمولا دو نفر با یکدیگر صحبت می‌کنند و تا زمانی که نوبت صحبتشان بشود فعالانه به یکدیگر گوش می‌دهند.
مهارت ارتباط موثر
همان‌طور که در بالا اشاره کردیم برقراری ارتباط از زمان شروع خلقت انجام می‌شده و کسی برای این کار نیاز به آموزش ندارد. اما اگر کسی بخواهد یاد بگیرد که با چه کسانی، در چه مکانی و چه زمانی بهترین شیوه ارتباطی را در پیش بگیرد نیاز دارد که مهارت برقراری ارتباط موثر را بیاموزد و با تمرین‌های مداوم این مهارت را در خود پرورش دهد.
انواع ارتباط موثر
ارتباط موثر به کلام محدود نمی‌شود و ۴ حالت مختلف دارد:
- ارتباط کلامی: استفاده از کلمات برای ایجاد ارتباط (در مکالمه‌های مستقیم یا از پشت تلفن)
- ارتباط غیرکلامی: استفاده از زبان بدن و حالت‌های چهره
- نوشتن: استفاده از کلمات برای نوشتن
- ارتباط تصویری: عکس‌ها، ویدیوها، فیلم‌ها
انواع ارتباط کلامی
جالب است بدانید که خود ارتباط کلامی به ۴ دسته تقسیم می‌شود:
- روابط درونی: مکالمه با خود
- روابط بین فردی: مکالمه یک نفر با یک نفر دیگر
- گروه کوچک: کنفرانس‌های مطبوعاتی، جلسه‌های هیئت مدیره و جلسه‌های گروهی
- روابط عمومی: ارائه‌ها و سخنرانی‌های عمومی
تکنیک های ارتباط موثر با دیگران
برای اینکه فرصت‌های زندگی را از دست ندهید می‌توانید با کمک تکنیک‌های مختلف توانایی برقراری ارتباطی موثر را در خود افزایش دهید. در اینجا ما به ساده‌ترین و کارآمدترین تکنیک‌های برقراری ارتباط موثر می‌پردازیم:
۱٫ لبخند حقیقی بزنید
برخی از افراد در شروع برقراری ارتباط لبخندی مصنوعی به لب دارند. درست است که خوش‌رویی در ایجاد رابطه‌ای اثربخش موثر است اما اگر لبخندتان تصنعی باشد نتیجه عکس می‌دهد. تغییر حالت‌های چهره پیام‌های مختلفی در ذهن انسان‌ها ایجاد می‌کند. پس به عنوان اولین تکنیک بهتر است در شروع ایجاد ارتباط لبخندی واقعی بزنید تا دیگران حس مثبت شما را دریافت کنند.همچنین در نظر بگیرید که اگر لبخند بزنید اما ارتباط چشمی برقرار نکنید پیام انتقالی شما یعنی لبخندی از سر اجبار زده‌اید.
خیلی مهم است که نشان دهید برای دیگران احترام قائل هستید و رفتاری صادقانه دارید. به خاطر داشته باشید که رفتارهای صادقانه از کلامی که به زبان می‌آورید اهمیت بیشتری دارند. اگر واقعا این ارتباط را نمی‌خواهید بهتر است لبخند نزنید. این کار از ظاهرسازی بهتر است.
۲٫ سؤالات درست بپرسید
برای اینکه طرز تفکر و مفهوم کلام دیگران را بهتر درک کنید از آن‌ها سؤال بپرسید. پرسش باعث افزایش یادگیری شما و همچنین درک بیشترتان خواهد شد. سعی کنید سؤالات کوتاه‌پاسخ مطرح نکنید زیرا چنین سؤالاتی عموما پاسخ‌های کلی دارند و عاری از اطلاعات جزئی هستند. در نتیجه به شما کمکی نمی‌کنند. می‌توانید با عبارت‌هایی مثل «درست است که می‌گویند … ؟» به جواب‌های روشنی برسید.
در حین پرسش سعی کنید کنجکاوی نکنید بلکه نشان دهید که می‌خواهید عمق مطلب را بیشتر درک کنید. حسن دیگر سؤال این است که با استفاده از آن مکالمه را طولانی‌تر می‌کنید و فرصت‌های بیشتری برای ایجاد ارتباط کلامی و غیرکلامی خواهید داشت.
۳٫ فعالانه گوش دهید
زبان بدنتان را با خود همراه کنید و فعالانه به صحبت‌های طرف مقابل گوش دهید. برخی از رفتارها کمک می‌کند بیشتر این پیام را برسانید. مثلا می‌توانید کاملا به سمت شخص گوینده برگردید، در چشم‌های او نگاه کنید و به طور کامل با آنچه می‌گوید ارتباط بگیرید. طرف مقابل شما به تمامی حرکاتتان دقت می‌کند پس شما هم باید به تمام صحبت‌های او با دقت گوش کنید و نشان دهید که تک‌تک کلماتش را شنیده‌اید. برای تقویت این رفتار می‌توانید با گفتن جملاتی به ادامه مکالمه کمک کنید. همچنین اگر گوینده سؤالی مطرح کرد پاسخ مرتبط و روشنی بدهید.
۴٫ به افراد توانا در برقراری ارتباط توجه کنید
برخی افراد در برقراری ارتباط موثر مهارت بسیار خوبی دارند. به‌طوری که در هر محیطی و با هر کسی می‌توانند روابطی اثربخش شکل دهند. دقت به رفتار و گفتار این افراد در نوع برقراری ارتباط آتی شما تاثیرگذار خواهد بود. سعی کنید نکاتی را که آن‌ها رعایت می‌کنند و همچنین نحوه شروع مکالمه‌هایشان را به خاطر بسپارید. مسلم است که هر جمعی رفتار مخصوص به خود را می‌طلبد اما شما می‌توانید تمرین کنید و این الگوها را در محیط‌های مشابه به‌کار بگیرید.
۵٫ بازخورد بدهید و بگیرید
سعی کنید به صحبت‌های گوینده بازخورد بدهید چون این کار نشان می‌دهد که در طول صحبت‌های او، فارغ از اینکه موافق بودید یا مخالف، به او گوش کرده‌اید. بازخورد شما باید نشان دهد که به طرف مقابل و گفته‌هایش اهمیت داده‌اید و پاسخی متناسب با آن‌ها ارائه کنید.
همچنین باید به بازخوردهای او دقت کنید که آیا درک درستی از کلام شما داشته است یا خیر. اگر از صراحت کلامتان مطمئن نبودید می‌توانید از شنونده سؤالی بپرسید و از نوع پاسخ او بدانید که آنچه گفته‌اید کافی بوده یا نیاز است بیشتر توضیح دهید. مواقعی که تصمیم می‌گیرید بدون در نظر گرفتن نظرات طرف مقابل کار خودتان را انجام دهید ارتباط موثر به مشکل برمی‌خورد زیرا نمی‌خواهید بشنوید یا باخورد بگیرید.
۶٫ آرام باشید و استرس را دور کنید
در طول مکالمه‌های حساس و پرالتهاب اگر امکانش فراهم بود کمی راه بروید و نفس عمیق بکشید. این کار به شما کمک می‌کند که آرام شوید و استرستان را کم کنید. انجام این فعالیت‌ها خیلی بهتر از عصبانی شدن و از دست دادن کنترل رفتار است. مخصوصا اگر در محیط کار هستید این نکته را در نظر داشته باشید که نباید کنترل امور از دستتان خارج شود.
اگر شدیدا تحت فشار بودید و به هیچ وجه نتوانستید خود را آرام کنید بهتر است که محل را ترک کنید و به خودتان فرصت بدهید تا به حال طبیعی برگردید. البته باید بگوییم که این واکنش‌ها بیشتر در مکالمه‌های آنلاین امکان‌پذیر است تا جلسات حضوری. چون به‌راحتی می‌توانید صفحه چت را ببندید و کمی بعد دوباره بازگردید.
در برخی مواقع اگر با طرف مقابل به حد کافی راحت بودید می‌توانید از احساسات خود بگویید و از او بخواهید که به شما فرصتی برای نفس تازه کردن و آرام شدن بدهد.
۷٫ احساس همدلی داشته باشید
برای اینکه با دیگران همدل شوید لازم است افکار و احساسات دیگرتان را کنار بگذارید و احساس فعلی را با کلام و زبان بدنتان نشان دهید. این یعنی اگر طرف مقابل شاد و هیجان‌زده است شما هم همین‌طور هستید و اگر ناراحت و غمگین است شما هم نمی‌توانید شاد باشید.
اگر کسی که با او ارتباط موثر دارید خشم زیادی را در خود احساس می‌کند رفتار درست این است که راهی برای کاهش این عصبانیت پیدا کنید چون با این روش بهتر بتوانید منظور یکدیگر را درک کنید. در مجموع مهارت همدلی یعنی بدون هیچ توضیحی همان احساسی را تجربه کنید که طرف مقابل در آن لحظه دارد.
۸٫ همواره مطالعه کنید
گفتیم که یکی از روش‌های برقراری ارتباط نوشتن است. برخی از افراد در نوشتن پیام‌ها مشکل دارند و منظورشان را پیچیده می‌نویسند. همین مسئله باعث می‌شود که نتوانند به خوبی ارتباط برقرار کنند.
یکی از موثرترین تکنیک‌ها برای پرورش این مهارت، مطالعه کتاب‌هایی است که نویسندگانش توانایی ایجاد ارتباط موثر خیلی خوبی دارند. خواندن این مطالب ابزاری قدرتمند برای تقویت مهارت ارتباطی شما است.
همچنین مطالعه کردن و استفاده از بهترین روش‌های مطالعه به شما در ایجاد روابط موثر کلامی نیز کمک می‌کند زیرا با مطالعه اطلاعات خود را افزایش می‌دهید و اعتمادبه‌نفس خوبی برای تشکیل روابط به دست می‌آورید. به این ترتیب در زمینه‌های مختلف صاحب‌نظر خواهید بود و دایره دوستانتان را افزایش می‌دهید.
در کنار مطالعات عمومی، اگر هدف مشخصی دارید به صورت تخصصی موضوعی مرتبط با هدفتان مطالعه کنید. این کار مسیر شما را برای برقراری ارتباط با افراد حرفه‌ای در آن حوزه هموار می‌کند.
۹٫ در انتخاب کلمات دقت کنید
کلماتی که به زبان می‌آورید می‌توانند همدلی و همبستگی شما یا فقدان هردوی آن‌ها را بیان کنند. همین کلمات هستند که بین حرف زدن و ارتباط برقرار کردن تفاوت ایجاد می‌کنند. قدرت کلمات را دست کم نگیرید. گاهی انتخاب حتی یک کلمه درست می‌تواند شانس موفقیت شما را به میزان چشمگیری افزایش دهد.
اگر در جمله‌بندی‌هایتان به جای استفاده از «من» عبارت «ما» را به‌کار ببرید حس هم‌نوعی زیادی در طرف مقابل ایجاد می‌کنید. انسان‌ها همواره به دنبال وجه اشتراک با یکدیگر هستند. بنابراین اگر در حین برقراری ارتباط به دیگران نشان دهید که با هم و شبیه هم هستید ارتباطی که شکل می‌گیرد موثرتر و بادوام‌تر خواهد بود. البته در نظر داشته باشید که اگر درباره مسئولیت‌هایتان حرف می‌زنید فقط به خودتان اشاره کنید و دیگران را حتی در کلام در انجام وظایف خودتان شریک نکنید. چون این نوع جمله‌بندی در آن‌ها احساس خطر ایجاد می‌کند و ترجیح می‌دهند از شما دور شوند.
۱۰٫ خودتان را علاقه‌مند نشان دهید
تلاش کنید، کلام یا زبان بدن یا نوشته‌هایتان حاکی از علاقه شدید شما به مکالمه باشد. بخشی از ارتباط موثر شنیدن فعالانه است اما این تمام ماجرا نیست. شما باید این تمایل را چه در ظاهر و چه در جمله‌های خود بروز دهید. سعی کنید همواره در طول صحبت‌ها ارتباط چشمی را در حد معمول حفظ کنید و در موقعیت‌های مناسب سؤال‌های درست مطرح کنید.
به چیزهایی که برای طرف مقابل مهم است اشتیاق نشان دهید. به طور مثال اگر او به موضوع فوتبال علاقه دارد و ماجرایی فوتبالی را با شوق برایتان توضیح می‌دهد شما هم خود را مشتاق نشان دهید و با او همراه شوید. این کار به تداوم روابط موثر شما کمک شایانی خواهد کرد.
۱۱٫ شوخ‌طبع باشید
شوخ‌طبعی می‌تواند ابزاری مفید در برقراری ارتباط موثر باشد. وجود آن باعث از بین رفتن جو متشنج می‌شود و به دیگران کمک می‌کند در موقعیت‌های ناپایدار آرام باشند و از جنبه‌های مختلف به یک موضوع بنگرند.
این نکته را در نظر داشته باشید که شوخ‌طبعی برای هر موقعیتی مناسب نیست و همچنین نباید به عنوان ابزاری برای تمسخر دیگران به‌کار گرفته شود. این روش صرفا زمانی کاربرد دارد که بخواهید در طرف مقابل حس آرامش ایجاد کنید یا او را از حال و هوای غمگین بیرون بیاورید.
۱۲٫ به زبان بدنتان توجه کنید
شما در حین مکالمه با دیگران به زبان بدنشان توجه می‌کنید چون می‌خواهید پیامی از آن دریافت کنید. پس بهتر است روی زبان بدن خودتان هم تمرکز کنید و بدنتان را با کلمات خود همراه کنید. در واقع اگر می‌خواهید شما را بشنوند و به شخصیت‌تان احترام بگذارد باید در رفتارتان هم آنچه را در کلام می‌گویید به نمایش بگذارید.
۱۳٫ تایید کنید
وقتی کس دیگری در حال صحبت است مسئولیت ایجاد تداوم در تعامل با شماست. بسیاری از افراد در طول صحبت‌های طرف مقابل به پاسخ بعدی خود می‌اندیشند و به این ترتیب بیش از نیمی از صحبت‌ها را نمی‌شنوند چون شدیدا مشغول جمله‌سازی هستند.
در ایجاد ارتباط موثر هر دو طرف نیاز دارند که شنیده و درک شوند. به عنوان یک شنونده باید به مخاطب نشان دهید که حرف‌هایش را شنیده‌اید.
۱۴٫ پرحرفی نکنید
حتما تا به حال با کسانی مواجه شده‌اید که شیفته صدای خودشان هستند و برای طرح یک موضوع زمان زیادی را صرف توصیف حاشیه‌های آن می‌کنند. این نوع مکالمه قدرت تحلیل را از طرف مقابل می‌گیرد چون بیشتر انرژی او صرف تشخیص اصل مسئله از میان انبوهی از اطلاعات غیرمفید می‌شود.
اگر می‌خواهید که منظورتان را واضح بیان کنید باید کلامتان حاوی اطلاعات و پیامی باارزش باشد و شنونده بدون نیاز به تحلیل، منظورتان را درک کند. این کار مهارتی است که نیاز به تمرین دارد و اگر بتوانید آن را پرورش دهید در برقراری ارتباط موثر نیز موفق‌تر عمل خواهید کرد.
۱۵٫ با ایجاد ارتباط موثر ارزش خلق کنید
حالا تقریبا تمام مهارت‌های لازم را برای برقراری یک ارتباط موثر دارید. پیش از این گفتیم که باید صداقت شما از روی رفتار و کلامتان مشخص باشد. اگر مهربان و راستگو باشید دیگران هم همین رفتار را با شما خواهند داشت و برایتان احترام قائل می‌شوند. کسانی که به مهارت برقراری ارتباط موثر تسلط دارند می‌دانند که این مهارت تا چه حد می‌تواند روی موفقیت آن‌ها تاثیرگذار است. چون پس از اولین مراحل آشنایی دیگر لازم نیست برای انتقال پیام تلاش زیادی کنند، به زبان مشترک می‌رسند و به سرعت مفاهیم را به یکدیگر انتقال می‌دهند.
استفاده از روابط موثر برای ساختن روابطی به‌کار می‌رود که صادقانه و محکم و پایدار باشند. البته این همیشگی نیست و ما گاهی حتی برای تخفیف گرفتن هم از تکنیک روابط موثر استفاده می‌کنیم اما عمده کاربرد این مهارت برای بیان ایده‌ها و ساخت یا بهبود چیزی ارزشمند است.
۱۶٫ در شبکه‌های اجتماعی فعالیت کنید
یکی از تمرین‌های مناسب برای پرورش مهارت برقراری ارتباط موثر این است که در شبکه‌های اجتماعی درباره عقاید، تجربه‌های منحصربه‌فرد و درس‌هایی که از آن‌ها گرفتید صحبت کنید و بدون مرز با همه انسان‌ها به اشتراک بگذارید.
درباره اشتباه‌هایتان و اینکه چطور آن‌ها را مدیریت کردید حرف بزنید. سپس توضیح دهید که این اتفاق چه تاثیری روی شخصیت شما و دیدگاهتان گذاشته است. این کار باعث می‌شود که به بقیه و همچنین خودتان یادآوری کنید تنها نیستید و این ارتباط به شکلی صادقانه و درست شکل می‌گیرد. مزیت دیگر این کار افزایش ریسک‌پذیری شماست چون در این حالت خود را در معرض قضاوت دیگران قرار می‌دهید و البته می‌توانید با انواع دیدگاه‌ها آشنا شوید. این نکته کمک می‌کند که مهارت تفکر انتقادی و همچنین در مراحل بالاتر تفکر استراتژیک را در خود پرورش دهید.
۱۷٫ سکوت کنید
یکی از بهترین روش‌ها برای برقراری ارتباطی موثر سکوت کردن است. وقتی شما سکوت می‌کنید طرف مقابل تلاش می‌کند این سکوت را بشکند و شروع می‌کند به حرف زدن. در خلال این صحبت‌ها گاهی نکاتی را یاد می‌گیرید که اگر ساکت نبودید هرگز آن‌ها را یاد نمی‌گرفتید. یکی از متدهای گوش دادن فعالانه نیز سکوت کردن است.
۱۸٫ از گفتن کلمات اضافه اجتناب کنید
برخی افراد برای اینکه بین جمله‌هایشان فاصله ایجاد نشود از کلمات و جملات اضافی مانند: «در واقع، در حقیقت، ام، بعد، بنابراین و… » استفاده می‌کنند. برای اینکه دریابید شما هم این عادت را دارید یا خیر در طول یک مکالمه صدایتان را ضبط کنید. وقتی به حرف‌هایتان گوش می‌دهید آن موقع است که این کلمه‌ها و عبارت‌ها را می‌شنوید. این لغات ارزشی ندارند و اگر نباشند تاثیر کلامتان را بیشتر می‌کنند. برای تمرین می‌توانید یک‌بار همین مکالمه را با حذف عبارت‌های اضافی بگویید و ضبط کنید و تاثیر آن را ببینید.
واقعیت این است که طرف مقابل شما برای اینکه درک بهتری از مفهوم کلامتان داشته باشد نیاز به فرصت دارد و اگر این فرصت را به او ندهید دچار کج‌فهمی خواهد شد. پیشنهاد ما این است که به جای هرکدام از این جمله‌های اضافه سکوت کنید. مکث به‌شدت اثربخشی کلامتان را افزایش می‌دهد.
۱۹٫ اسم طرف مقابل را بیان کنید
نشان دهید که اسم طرف مقابل را به خاطر سپرده‌اید و در موقعیت‌های درست آن را به‌کار ببرید. این کار ارتباط شما را غنی‌تر می‌کند زیرا این پیام را می‌رسانید که برای او ارزش قائل هستید. به این ترتیب او نیز راغب می‌شود که این ارتباط را ادامه دهد.
اگر طرف مقابل هر بار که شما را می‌بیند اسمتان را بپرسد این پیام را می‌رساند که شما برای او به اندازه حفظ کردن یک اسم هم ارزش ندارید.
۲۰٫ اطلاعات اضافه ندهید
سعی کنید در طول مکالمه‌هایتان اطلاعات بیش از حد ندهید چون مغز انسان در لحظه می‌تواند مقدار اطلاعات محدودی را دریافت و پردازش کند. اگر حجم اطلاعات را افزایش دهید میزان درک طرف مقابل کاهش خواهد یافت. اینکه انسان مطلعی هستید و خیلی از نکات را می‌دانید عالی است اما برای برقراری یک ارتباط موثر باید شنونده را در نظر بگیرید. اطلاعاتی که درک نشوند ارزشی نخواهند داشت بنابراین سعی کنید تا جایی که به مفهوم کلام ضربه نمی‌خورد درباره اطلاعات اصلی صحبت کنید.
هیچ‌کدام از این نکات تضمین نمی‌کنند که حتما به خواسته خود از یک ارتباط می‌رسید. اما مهم است بدانید که روابط شما با کمک این تکنیک‌ها تداوم بیشتری پیدا می‌کنند و در طول مدتی که با طرف مقابل در ارتباط هستید اگر هدفمند و درست رفتار کنید به خواسته‌هایتان خواهید رسید. اگر از همان ابتدا فقط به اهدافتان بیندیشید صداقت رفتاری و کلامی خود را از دست می‌دهید و طرف مقابل می‌تواند عدم صداقت را در رفتار و حالت‌های چهره شما تشخیص دهد. پس برای رسیدن به موفقیت در ابتدای کار بهتر است این تکنیک‌ها را تمرین کنید و آن‌ها را در تمامی روابط مهم خود به‌کار بگیرید.
موانع ایجاد ارتباط موثر
در بعضی مواقع با وجود رعایت تمامی نکته‌ها نمی‌توان ارتباط موثری برقرار کرد. موانع اصلی در برقراری ارتباط موثر در زیر آمده‌اند:
اضطراب و احساساتی خارج از کنترل
وقتی استرس و اضطراب زیادی دارید ترجیح می‌دهید دیگران را از اطراف خود پراکنده کنید. از این رو به صورت عمدی یا غیرعمد، در خلال جملات یا با استفاده از زبان بدن این پیام را به مخاطب می‌رسانید که از حضور او ناخشنود هستید. حتی ممکن است از الگوهای رفتاری اشتباهی استفاده کنید و ارتباط موثر خود را مخدوش کنید. برای اینکه از این حالت متضرر نشوید باید یاد بگیرید که در این قبیل موقعیت‌ها قبل از ادامه مکالمه، احساساتتان را به سرعت کنترل کنید.
عدم تمرکز
وقتی در حال انجام چند کار به صورت هم‌زمان هستید نمی‌توانید ارتباطی موثر برقرار کنید. ایجاد روابط اثربخش نیاز به تمرکز کافی دارند. وقتی در حین مکالمه با اشخاص، هم‌زمان پیام‌های گوشی خود را چک می‌کنید واضح است که نمی‌توانید روی صحبت‌های ردوبدل شده متمرکز بمانید و حتی زبان بدن درستی هم نشان نخواهید داد. برای اینکه ارتباطتان را به شکلی موثر حفظ کنید نیاز است که متمرکز باقی بمانید و از انجام امور متفرقه در حین برقراری ارتباط دوری کنید.
ناسازگاری زبان بدن
ارتباط غیرکلامی باید تاثیر کلام شما را تقویت کند نه اینکه با آن در تناقض باشد. اگر در مدتی که صحبت می‌کنید زبان بدنتان با کلام شما هماهنگی نداشته باشد طرف مقابل به این نتیجه می‌رسد که شما با او صادق نیستید. به طور مثال شما نمی‌توانید بگویید «بله» در حالی که با سر علامت منفی می‌دهید.
زبان بدن منفی
وقتی با صحبت‌های طرف مقابل مخالفید یا از آنچه می‌گوید خوشتان نمی‌آید بدن شما این حس منفی را با حرکاتی نظیر قطع ارتباط چشمی، تکان دادن پا و… به او منتقل می‌کند. شما این حق را دارید که نظری مخالف داشته باشید اما اگر می‌خواهید ارتباطی موثر تشکیل دهید باید مراقب زبان بدنتان باشید و نگذارید که این پیام‌های منفی را از جانب شما به شخص مقابل انتقال دهد.
ارتباط موثر در تمام ابعاد زندگی
داشتن مهارت برقراری ارتباط موثر به یک بخش از زندگی محدود نمی‌شود و لازم است از این توانایی برای رسیدن به اهداف و موفقیت در محیط کار، زندگی، مدرسه و… بهره ببریم.
ارتباط موثر در مهارت های زندگی
بسیاری از افراد، هم در ارتباط کلامی و هم در نوشتن احساس ضعف می‌کند و از این‌رو ترجیح می‌دهند بیشتر در انزوا باشند. اما باید بپذیریم که بسیاری از مسیرهای منتهی به موفقیت در گرو داشتن ارتباطی موثر با افراد مرتبط با اهداف است.
داشتن ارتباط موثر یکی از مهارت‌های زندگی است که ابعاد مختلفی دارد. ارتباط در محیط کار، خانواده، دوستان، مشتریان و… آدابی دارد و در ادامه ما به هرکدام از این حوزه‌ها می‌پردازیم تا شما بتوانید با تمرین، بخش‌های مختلف این مهارت را به طور کامل یاد بگیرید.
ارتباط موثر در محیط کار
معمولا اهمیت ارتباط موثر در محیط کار در مقایسه با جنبه‌های دیگر زندگی اهمیت بیشتری می‌یابد. داشتن این مهارت در محیط کار باعث افزایش روحیه اعضای گروه، تقویت حس همکاری و ایجاد حس اعتماد در میان افراد سازمان می‌شود. اعضای گروهی که با یکدیگر روابط موثری دارند معمولا در شرایط سخت موفق‌تر عمل می‌کنند. اما واقعیت این است که ساختن روابط موثر و همچنین رفتار و عادت‌های مثبت یک‌روزه ایجاد نمی‌شود و همه این‌ها نیاز به زمان و همچنین تکنیک دارند. در ادامه به بررسی بهترین روش‌ها برای داشتن ارتباطی موثر در محیط کار می‌پردازیم.
اهمیت ارتباط کلامی در محیط کار
شما بخش زیادی از زمان خود را در محیط کار می‌گذرانید و بسیاری از غم‌ها و شادی‌هایتان مرتبط با این محیط است. یکی از مهارت‌های بسیار ارزشمند در محل کار فارغ از اینکه چه شغلی دارید این است که روابطی مشخص و مطمئن همراه با رفتاری درست داشته باشید.
چگونگی برقراری ارتباط موثر در محیط کار
ارتباط موثر در سازمان را می‌توان در ابعاد مختلف تعریف کرد. مکالمه‌های رو در رو، نامه‌های اداری، حضور در پلتفرم کنفرانس ویدیویی یا یک کنفرانس گروهی همگی در دسته روابط سازمانی جای می‌گیرند. برخی از دیگر روابط موثر سازمانی عبارت‌اند از:
- جلسه‌های گروهی
- دریافت اطلاعات
- روابط مربوط به فرایند پروژه
- همکاری‌های متقابل
- ارتباط غیرکلامی
بهبود روابط موثر در سازمان
حال که می‌دانیم در محیط کار چه روابطی وجود دارد می‌توانیم با استفاده از دو روش کلیدی فارغ از اینکه با چه روابطی درگیر هستیم آن‌ها را بهبود دهیم. روش بهبود این روابط در زیر آمده است.
- شفاف باشید: فرقی نمی‌کند که می‌خواهید ایمیل ارسال کنید یا پاسخ موضوعی را بدهید. نکته مهم در تمام این فرایندها این است که در برابر پرسش‌ها پاسخ‌هایی شفاف بدهید. از جواب‌های دوپهلو و در لفافه جلوگیری کنید و متن یا کلامتان را طوری عنوان کنید که همه شنوندگان یک مفهوم واحد را برداشت کنند.
- برای حل تعارض‌ها تلاش کنید نه ایجاد آن‌ها: تعارض یعنی دو یا چند نفر در زمینه عقاید یا عادت‌ها یا رفتارها با هم متفاوت باشند و نتوانند این تفاوت‌ها را بپذیرند. در محیط‌های کاری این اختلاف‌ها بیش از دیگر شرایط به وجود می‌آید. برای اینکه بتوانید ارتباط موثری با همکارانتان داشته باشید تلاش کنید این تعارض‌ها را برطرف کنید و به‌هیچ عنوان به آن‌ها دامن نزنید.
ارتباط موثر در مدیریت
اگر رهبر گروهی هستید باید توانایی برقراری ارتباط با اعضای تیم را داشته باشید. روابط موثر قوی فرهنگ سازمانی سالمی می‌سازد و یک سازمان سالم بهره‌وری بسیار خوبی خواهد داشت. برای اینکه به این هدف دست پیدا کنید به کارمندان اعتماد کنید و سد ارتباطی میان اعضا را بشکنید. علاوه بر این نکات اولیه، در ادامه به چند روش افزایش مهارت ارتباط موثر می‌پردازیم که تمامی رهبران در هر موقعیتی می‌توانند از آن‌ها برای تقویت این مهارت استفاده کنند.
به همه تغییرات اساسی رسیدگی کنید
قبل از این که مهارت ارتباط موثر با اعضای تیم را گسترش دهید بررسی کنید که کدام مشکلات، همکاران شما را از ایجاد ارتباطی صادقانه بازمی دارد. آیا همه افراد تیم می‌توانند آزادانه افکار خود را بروز دهند یا در سازمان شما موانعی وجود دارد و آن‌ها را مجبور به خودسانسوری می‌کند. یکی از ارزشمندترین کارهایی که می‌توانید به عنوان رهبر در سازمانتان انجام دهید این است که شرایط راحتی برای کارمندان فراهم کنید. به‌طوری که اگر عقیده مخالفی دارند جرئت بیان آن را پیدا کنند یا اینکه صادقانه بهترین راه ارتباطی خود را انتخاب کنند. نیاز تمام اعضای تیم را درک کنید و حتما همه آن‌ها را ملاقات کنید.
مرتب بازخورد بخواهید
اگر درباره نوع روابط موثرتان بازخورد نگیرید هرگز درستی یا نادرستی روند خود را نمی‌یابید. با پرسش از افراد تیم درباره نحوه برقراری ارتباط خود مدام این مهارت را در خود گسترش دهید و بهترین استراتژی‌های ارتباطی را در سازمانتان پیاده‌سازی کنید.
نوع برقراری ارتباط اعضای گروه را بیابید
کارمندان معمولا یکی دو راه ارتباطی همیشگی دارند و از این طریق بهتر و راحت‌تر ارتباط برقرار می‌کنند. خوب است که از آن‌ها درباره موثرترین راه برقراری ارتباط سؤال کنید. این یک راز یا معما نیست و دانستن آن به نفع کل سازمان است. به طور مثال اگر اعضای تیم از کنفرانس‌های ویدیویی استقبال می‌کنند اولویت اول برقراری ارتباطتان را همین کنفرانس‌ها قرار دهید. یا اگر ترجیح می‌دهند در ابتدای روز در جلسه حاضر شوند خود را با این درخواست آن‌ها تنظیم کنید. این سازش شما باعث می‌شود محیط سازمان برای رشد اعضای تیم فراهم شود و از تعارض‌های احتمالی کاسته شود.
برای شکستن یخ اعضای گروه زمان صرف کنید
مهم‌ترین بخش رهبری این است که بدانید چطور با اعضای گروهتان ارتباط برقرار کنید. برای این کار باید وقت صرف کنید و اعضای تیم را بهتر بشناسید. باید بدانید که آن‌ها در خارج از محیط کار چه شخصیتی دارند. سؤال‌های مناسب می‌تواند یخ آن‌ها را بشکند. همچنین این سؤالات محیط جلسه را از حالت خشک خارج می‌کند و باعث پویایی اعضای حاضر در جلسه می‌شود. برای اینکه جلسه موفقی داشته باشید کمی از این تکنیک برای برقراری ارتباط و ایجاد حس راحتی در افراد کمک بگیرید و وقتی حس و حال اعضا بهتر شد به موضوع اصلی بپردازید.
لحن خودتان را تنظیم کنید
به خاطر داشته باشید که نوع برقراری ارتباط شما روی تمام گروه تاثیرگذار خواهد بود. از این‌رو بهتر است لحن واضح و مشخصی داشته باشید و همواره آن را حفظ کنید.
هر چند ماه بررسی کنید که حس همه کارمندان به روابط گروه چگونه است. آیا عادت‌های جدیدی ایجاد شده که باید رد یا تشویق شود؟ به‌طور کلی تفکر درباره چگونگی برقراری ارتباط در میان اعضای تیم به شما در انتخاب بهترین متد ارتباطی کمک خواهد کرد.
ارتباط موثر در دورکاری چگونه است ؟
افرادی که خارج از سازمان هستند و با آن همکاری می‌کنند در ظاهر ارتباط موثری تشکیل نمی‌دهد. اما در واقعیت برای یافتن زبان مشترک با آن‌ها ایجاد روابطی موثر اهمیت بسیار زیادی دارد. در این حالت کارمندان دورکار باید تمامی روش‌های ارتباطی با سازمان و انواع کاربرد آن‌ها را بشناسند و با اهداف و چشم‌اندازهای شرکت آشنایی داشته باشند. همچنین بهتر است به صورت دوره‌ای برای آن‌ها جلساتی تنظیم شود تا اعضای درون سازمان بتواند روابط موثر و مفیدی با آن‌ها برقرار کنند.
ارتباط موثر در بازاریابی
در بازاریابی روش‌های متعددی برای برقراری ارتباط موثر وجود دارد و هدف همه آن‌ها در نهایت این است که صدای برند را به گوش مخاطب هدف برسانند. استفاده از انواع کمپین‌ها و تبلیغات ایمیلی و… همگی از جمله این روش‌ها هستند. در این بخش به بررسی برخی از نکات مهم در بازاریابی می‌پردازیم که به ایجاد رابطه قوی با مخاطبان هدف کمک خواهد کرد.
- شناخت مشتری: قبل از اینکه پیامی برای مشتریان آماده کنید و بعد رابطه‌ای بسازید باید از مشتری احتمالی خود شناخت داشته باشید. به طور مثال اگر مخاطبان شما افراد کهن‌سال جامعه هستند راه برقراری ارتباط با آن‌ها متفاوت از افراد جوان جامعه است.
- روی مزیت‌ها متمرکز شوید: این که محصول یا خدمات شما چه قابلیت‌هایی دارد مهم است اما مهم‌تر آن است که بگویید این قابلیت‌ها چه فایده‌ای برای مخاطبانتان خواهند داشت.
- نقاط قوتتان را برجسته کنید: باید برای برقراری ارتباطی موثر به مخاطبان اثبات کنید که از رقیبان خود برتر هستید و این برتری باعث می‌شود که آن‌ها از شما خرید کنند.
- ساده بگویید: پیام پیچیده قبل از آن که درک شود رد می‌شود. اگر می‌خواهید برای مخاطبان در قالب ایمیل، پیامک یا هر روش دیگری پیامی ارسال کنید آن را در ساده‌ترین حالت ارائه کنید. به این ترتیب افراد بهتر و سریع‌تر محصول یا خدمات شما را می‌شناسند.
- نتایج را بررسی کنید: تمامی راه‌های برقراری ارتباط را بررسی کنید و مواردی را که اثربخشی کمتری دارند حذف کنید یا روی آن‌ها تغییری اعمال کنید تا بتوانند برای سازمانتان سودآور باشند.
ارتباط موثر در فروش
ارتباط موثر در فروش یعنی توانایی جمع‌آوری و ارائه اطلاعات سازمان به مشتریان بالقوه به‌نوعی که آن‌ها را ترغیب به خرید کنید. مهم نیست که مزیت رقابتی شما چیست یا محصولتان چه قابلیت‌هایی دارد. مهم این است که بتوانید مشتری بالقوه را وادار کنید که با شما صحبت کند و همچنین به صحبت‌هایتان گوش دهد. بنابراین باید هوشیار باشید که منظور جامعه هدف شما از آنچه می‌گوید یا نمی‌گوید چیست.
این موضوع را کشف کنید که مخاطبتان معمولا از چه روشی یاد می‌گیرد، به چه موضوعاتی اهمیت می‌دهد و از چه سبکی برای برقراری ارتباط موثر استقبال می‌کند. پس از آن‌که پاسخ این سؤالات را دریافتید باید استراتژی خودتان را مطابق با آن‌ها به‌روزرسانی کنید.
قبل از آن‌که به حوزه‌های تخصصی فروش وارد شوید لازم است به مهارت‌هایی که در زیر به آن‌ها اشاره می‌کنیم تسلط کافی پیدا کنید:
- روی تمامی تماس‌های مخاطبان متمرکز شوید.
- زبان بدن دیگران را بخوانید و رفتارهای خودتان را کنترل کنید.
- روی کم و زیاد کردن تن صدا در حین ادای کلماتتان کار کنید.
- احساس همدلی با مخاطب را در خود ایجاد کنید.
- آنچه را مخاطب نمی‌گوید از خلال گفته‌هایش درک کنید.
- از گفتن جملات کلیشه‌ای بپرهیزید و طرز بیان خاص خودتان را داشته باشید.
- به تمامی موضوعات مرتبط با سازمان تسلط کامل داشته باشید.
- سوالات درست بپرسید تا پاسخ‌ها به فروشتان کمک کنند.
- با مشتریان بالقوه در هر شرایطی صادق باشید زیرا دروغ‌های حتی کوچک عواقب سنگینی خواهند داشت.
- گاهی سکوت کنید و به مخاطب گوش دهید.
ارتباط موثر با مشتری
ارتباط موثر با مشتری وقتی شکل می‌گیرد که با او ارتباطی طولانی مدت داشته باشید. همچنین مفهوم ارتباط با مشتریان هنگامی معنا می‌یابد که سازمان شما اطلاعات ارزشمندی را با مشتری به اشتراک می‌گذارد. این نوع ارتباط معمولا از طریق ایمیل، تماس تلفنی، انجمن‌ها و… شکل می‌گیرد.
انتظار نمی‌رود که مشتری پس از یک بار خرید به برند شما وفادار بماند یا به خرید مجدد ترغیب شود. این شما هستید که باید برای ساخت این ارتباط تلاش کنید. موارد زیر از جمله اقدامات اثربخشی است که می‌توان برای رسیدن به این هدف انجام داد.
- به مشتریان اطلاعات دقیق بدهید.
- برای برخورد با مشتریان معترض و ناراضی آمادگی لازم را داشته باشید.
- از قطع ارتباط با مشتری اجتناب کنید.
- درباره محصولات و خدمات خود اطلاعات جامع و کاملی داشته باشید.
- با مشتری صادق باشید.
- به صحبت‌های مشتری گوش دهید و صرفا پاسخ‌های آماده ندهید.
- برای اتمام مکالمه با مشتری عجله نکنید.
- با مشتری صبورانه رفتار کنید.
ارتباط موثر در خانواده
ایجاد ارتباط موثر در خانواده جو مثبتی به محیط خانه می‌دهد. هرچه کیفیت این روابط بیشتر باشد احساس رضایت و خوشبختی اعضای خانواده نیز بیشتر خواهد شد. در مقابل اگر اعضای خانواده با یکدیگر روابط اثربخشی ایجاد نکنند اختلاف‌ها و سوتفاهم‌ها افزایش و میزان درک متقابل کاهش می‌یابد.
ارتباط خانوادگی سالم و موثر
خوشبختانه متدهای زیادی برای بهبود روابط خانواده و افزایش سلامت آن وجود دارد که می‌توانید از آن‌ها برای افزایش کیفیت این ارتباطات بهره ببرید. ما نیز در اینجا به دو نمونه از کارآمدترین روش‌های موجود اشاره می‌کنیم.
- برنامه‌ریزی برای اوقات خانوادگی: بیشتر خانواده‌ها به علت اشتغال والدین و افزایش حجم درس فرزندان فرصت زیادی برای با هم بودن ندارند. اما اگر می‌خواهید روابطی اثربخش در خانه داشته باشید باید برای اعضای خانواده وقت بگذارید. مثلا اگر وعده‌های صبحانه و ناهار در کنار هم نیستید تلاش کنید که حتما وعده شام را همگی سر یک میز بنشینید و میل کنید. همچنین می‌توانید یک ساعت پس از صرف غذا همچنان در کنار هم باشید و درباره آنچه در طول روز تجربه کردید صحبت کنید.
مهم نیست که این یک ساعت شما را از باقی امور عقب بیندازد. اهمیت ایجاد این ارتباط به مراتب بیشتر از دیگر وجه‌های زندگی است. - خلق عادت‌های خانوادگی: بچه‌ها به عادت‌های خانوادگی علاقه دارند و این کار می‌تواند روی کیفیت روابط خانواده اثر مثبتی داشته باشد. به طور مثال می‌توانید هرشب چند دقیقه برای فرزندان کتاب بخوانید یا روزهای جمعه وقتی را به بازی با آن‌ها اختصاص دهید. اگر بتوانید تحت هر شرایطی و تا جایی که امکان دارد به این عادت پایبند باشید خواهید دید که اعضای دیگر خانواده بیش از پیش با شما ارتباط برقرار می‌کنند.
ارتباط موثر والدین با فرزندان در محیط خانواده
یکی از دشوارترین مراحل فرزندپروری برقراری ارتباطی موثر با آن‌ها است. شما می‌توانید برای خانواده خود و با موافقت آن‌ها چند قانون برای برقراری ارتباط بگذارید و همگی به آن‌ها عمل کنید. همچنین می‌توانید در کنار آن قوانین متدهای زیر را به‌کار بگیرید:
- وقت گذاشتن برای تک تک اعضای خانواده: تا اینجا به برخی از رفتارهای جمعی اشاره کردیم اما لازم است بدانید که روابط موثر فقط به این نوع برنامه‌ها محدود نمی‌شود و باید برای تک تک اعضا به صورت جداگانه وقت بگذارید. در غیر این صورت بقیه احساس می‌کنند که شما برایشان به اندازه کافی ارزش قائل نیستید.
- ارتباط موثر در کودکان: اگر یکی از فرزندان علاقه‌مند به حضور در مکانی خاص است او را ببرید. یا اگر یکی از اعضا غذای خاصی دوست دارد سعی کنید آن را برایش تهیه کنید. همچنین گاهی یکی از افراد خانواده دچار مشکل شده و نیاز به همدردی دارد. به خاطر بسپارید که اولویت هیچ کاری بیشتر از همدردی با او نخواهد بود. کودکان نیازهای متنوعی دارند و با افزایش سنشان این نیازها نیز تغییر می‌کنند. لازم است برای اینکه همواره با آن‌ها احساس صمیمت داشت باشید این تغییرت را بپذیرید و هم‌راستا با آن‌ها خودتان را تنظیم کنید.
- حمله به مشکلات به جای متهم کردن افراد: وقتی مشکلی برای شما و خانواده ایجاد می‌شود تمرکز اصلی‌تان را روی رفع مشکل بگذارید و دیگران را برای آنچه رخ داده ملامت نکنید. هیچ کس از سرزنش شدن استقبال نمی‌کند و اگر عادت به این کار دارید حتما آن را کنار بگذارید زیرا نتیجه این رفتار از بین رفتن روابط موثر در خانواده است.
- استفاده از ابزار هوشمند برای تداوم ارتباط: گاهی شرایطی رخ می‌دهد که مجبور می‌شوید از خانه دور شوید. در این حالت برای اینکه روابط موثر خود را حفظ کنید با استفاده از ابزار هوشمند به افراد خانواده پیام دهید و از این طریق به آن‌ها یادآوری کنید که برایتان مهم هستند.
تمامی این راهکارها باعث می‌شود اعضای خانواده بدانند که ارزشمند هستند و شما برای داشتن حسی مثبت در خانه وقت و انرژی صرف می‌کنید. همین مسئله به‌مرور میزان اثربخشی روابط و احساسات گرم خانوادگی را افزایش خواهد داد.
ارتباط موثر با همسر
تخقیقات نشان می‌دهد که عادت‌های مثبت زوج‌های شاد و سلامت معمولا ۵ برابر عادت‌های منفی آن‌هاست. این عادت‌های مثبت شامل گوش دادن به یکدیگر، استفاده از کلمات ملایم، تشویق و تعریف، محبت فیزیکی و ابراز قدردانی است. رفتارهای این‌چنینی اگر بیشتر از عادت‌های منفی باشند ارتباط بسیار اثربخشی را بین زوج شکل می‌دهند. علاوه بر این موارد راه‌های مختلفی برای افزایش اثربخشی روابط میان زن و شوهر وجود دارد که در ادامه به تاثیرگذارترین‌ها اشاره می‌کنیم:
- با هم حرف بزنید: معمولا زن و شوهر در طول هفته وقت بسیار کمی را به صحبت با یکدیگر اختصاص می‌دهند. اگر شما نیز از این دست افراد هستید برای برقراری ارتباط موثر لازم است عادت جدیدی در خود ایجاد کنید و روزانه بین ۲۰ الی ۳۰ دقیقه با همسر خود مکالمه داشته باشید.
- به جای اشاره به دیگری از خودتان بگویید: مثلا به جای اینکه به همسرتان بگویید: «در کار خانه به من کمک کن» می‌توانید بگویید: «خوشحالم که درک می‌کنی و می‌دانی که در طول روز برای انجام کارها و مراقبت از تو و فرزندان چقدر کار می‌کنم». تغییر ساختار جمله‌ها از بروز تنش‌های احتمالی جلوگیری می‌کنند و باعث می‌شوند ارتباط اثربخشی را با همسرتان شکل دهید.
- خاص باشید: اگر در مواجهه با هر موضوعی رفتار یکنواختی داشته باشید اثربخشی رابطه را کاهش می‌دهید. بهتر است به هر کاری که می‌کنید بیندیشید و خاص باشید.
- ذهن همسرتان را نخوانید: وقتی طوری رفتار کنید که انگار می‌دانید در ذهن همسرتان چه می‌گذرد از نظر او رفتار درستی ندارید و به مرور خسته‌کننده خواهید شد.
- احساسات مثبت خود را بیان کنید: برخی از افراد تمامی احساسات منفی خود را بروز می‌دهند اما چیزی از حس مثبتشان نمی‌گویند. اگر می‌خواهید جو خوبی در خانه ایجاد شود بدون هیچ محدودیتی از احساسات مثبتتان صحبت کنید.
ارتباط موثر در کلاس درس
وجود ارتباط موثر در کلاس درس به رشد فکری دانش‌آموزان کمک شایانی می‌کند. در این حالت تمامی آن‌ها بدون ترس از قضاوت یا مسخره شدن افکار و ایده‌هایشان را بیان می‌کنند. در چنین محیط بازی فضای پرسشگری فراهم است و درک افراد از درس‌ها عمیق‌تر خواهد شد. علت اصلی بی‌انگیزگی دانش‌آموزان نبود ارتباط درست میان آن‌ها با معلمشان است. معلم علاوه بر آموزش باید به پرورش بچه‌ها نیز اهمیت دهد و اگر این ارتباط به‌درستی شکل نگیرد محیط کلاس هرگز برای این امر مهیا نخواهد شد.
ارتباط موثر با افراد خجالتی
دانش‌آموزان خجالتی عموما در کلاس احساس راحتی ندارند و ترجیح می‌دهند فعالیت‌های خود را از چشم معلم و همکلاسی‌ها پنهان کنند. در این حالت معلم باید تلاش کند که در کلاس فضایی امن خلق کند و شرایط را برای این افراد کمی راحت‌تر کند. ایجاد فضای امن در کلاس زمانی محقق می‌شود که تمامی دانش‌آموزان احساس راحتی برای ابراز افکار و ایده‌هایشان داشته باشند. چنین محیطی به آن‌ها اجازه می‌دهد که در شرایط بحرانی از معلم کمک بخواهند. در این مرحله مهم‌ترین نکته این است که در تمام طول حضور در کلاس از هر نوع قضاوت بپرهیزید و اجازه دهید دانش‌آموزان در راستای ایجاد ارتباطی موثر با شما صحبت کنند. حمایت بیشتری مانند کمک به پرداخت شهریه و توضیح بیشتر درس به دانش‌آموزان ضعیف خجالتی در ساعات خارج از کلاس نشان می‌دهد که شما نسبت به بچه‌ها احساس مسئولیت می‌کنید و برایشان اهمیت قائل هستید.
ارتباط موثر معلم با دانش آموز
بسیاری از مدرسان برای برقراری چنین ارتباطی آمادگی ندارند و لازم است مهارت برقراری ارتباط موثر را در خودشان تقویت کنند. ما در اینجا چند تکنیک کاربردی مخصوص معلمان را عنوان می‌کنیم. طبق تحقیقات، این روش‌ها می‌تواند به مرور فضای کلاس را از حالت خشک همیشگی خارج کند و دانش‌آموزان را به پویایی وادارد. در ادامه این روش‌ها آمده‌اند.
۱٫ افزایش کار گروهی
سعی کنید فعالیت‌های گروهی را افزایش دهید. حضور دانش‌آموزان در گروه‌های مدرسه برای رشد و پرورش آن‌ها مفید است. وقتی دانش‌آموزی در گروه خود فعالیت می‌کند حس همکاری و همدلی‌اش افزایش می‌یابد و چون در طول کار صحبت می‌کند مهارت‌های برقراری ارتباط مانند سوال کردن و گوش دادن به دیگران را در خود تقویت می‌کند.
اگر این بچه‌ها کار گروهی درست را بیاموزند این مهارت در باقی ابعاد زندگی آن‌ها موثر واقع می‌شود. همچنین برای حضور در محیط شغلی آینده خود آمادگی لازم را پیدا می‌کنند. برای اینکه همواره چنین گروه‌هایی را در کلاس ایجاد کنید می‌توانید از بعضی از بازی‌ها یا آزمون‌های گروهی مرتبط با درستان کمک بگیرید.
۲٫ بازخورددهی
معمولا معلم‌ها نقاط قوت دانش‌آموزان را نادیده می‌گیرند و بیشتر روی اشتباهات رفتاری آن‌ها متمرکز می‌شوند. اگرچه بازخورد منفی باعث نتایج مثبت می‌شود و دانش‌آموزان را به تلاش بیشتر ترغیب می‌کند، بازخورد مثبت نیز برای برقراری ارتباطی موثر ضروری است.
در کنار بازخوردهای شما، خوب است که از دانش‌آموزان بخواهید که به شما بازخورد دهند. تشویق دانش‌آموزان برای نظر دادن درباره نحوه تدریس و برخوردتان نشان می‌دهد که شما برای طرز تفکر آن‌ها ارزش قائل شده‌اید.
۳٫ راه رفتن در کلاس
سعی کنید مدام جلوی کلاس نایستید. این کار سد محکمی میان شما و دانش‌آموزان ایجاد می‌کند و نمی‌توانید ارتباط موثری با بچه‌ها برقرار کنید. بهترین کار این است که در کلاس راه بروید و با دانش‌آموزان تعامل کنید. حتی می‌توانید سر میزشان بروید و با آن‌ها درباره موضوعات درس گفتگو کنید تا آن‌ها احساس راحتی بیشتری داشته باشند. در این حالت کسانی که دوست ندارند نظرشان را بلند بگویند و کمتر فعالیت دارند در امور درسی مشارکت خواهند کرد. همچنین مزیت دیگر راه رفتن در کلاس این است که تمرکز دانش آموزان با نگاه کردن به شما افزایش می‌یابد.
۴٫ فعالانه گوش دادن
گاهی اوقات فقط به دانش‌آموز گوش دهید و در حین شنیدن صحبت‌هایش به دنبال پاسخ نباشید. در بعضی از مواقع دانش‌آموزان نیاز دارند که صرفا شنیده شوند و به دنبال پاسخی نیستند. این نوع گوش کردن باعث می‌شود فضای کلاس برای برقراری ارتباطی موثر مهیا شود. البته اگر سؤالات دانش‌آموزان درباره نحوه انجام تکالیف یا موضوعات درسی بود مسلما باید به پاسخ خود بیندیشید تا ابهامات را برطرف کنید.
شنیدن صحبت دانش‌آموزان می‌تواند به شما کمک کند که نحوه تدریس خود را مطابق با توانایی‌های آن‌ها تنظیم کنید. همچنین با اهمیت دادن به آن‌ها و شنیدن افکارشان رابطه‌ای موثر و فضایی خلاق برای یادگیری و پرورش شاگردان ایجاد می‌کنید.
فواید ارتباط موثر
در صورتی که بتوانید روابطی شفاف و موثر ایجاد کنید از فواید زیر بهره‌مند خواهید شد:
- تعامل کارمندان و حس تعلق آن‌ها به مجموعه افزایش می‌یابد.
- بهره‌وری بالا می‌رود.
- محل کاری سالم و سازمان‌یافته ایجاد می‌شود.
- تعارض‌ها به حداقل می‌رسند.
- مدت زمان ماندگاری کارمندان در شرکت افزایش پیدا می‌کند.
- افراد گروه به خرید سهام سازمان تشویق می‌شوند.
ارتباط موثر در محیط کار یعنی اینکه شما در چه مکانی، چگونه و چه وقتی ارتباط برقرار کنید. برای اینکه این مهارت را به دست آورید می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید.
۱. بدانید کجا و با چه هدفی می‌خواهید ارتباط برقرار کنید
برقراری ارتباط فرم‌های مختلفی دارد. برای اینکه در مهارت برقراری ارتباط موفق عمل کنید باید مطمئن شوید که از فرم خوبی برای این کار استفاده کرده‌اید. سازمان شما ممکن است روش‌های مختلفی را برای ایجاد ارتباط تعریف کرده باشد. در شرایطی که راه‌های ارتباطی محدود نیستند انتخاب بهترین راه کمی دشوار است اما اگر بتوانید به چنین شناختی برسید تقریبا نصف راه را در کسب این مهارت طی کرده‌اید. به طور مثال آیا می‌توانید سؤال‌هایتان را در ساعات غیرکاری از سرگروه بپرسید؟ یا فقط در ساعت‌های کاری اجازه این کار را دارید. اگر مطمئن نیستید از هم‌گروهی خود سؤال کنید. زیرا اگر مرزی وجود داشته باشد و شما از آن عبور کرده باشید این کار شما روی روابط موثرتان تاثیر منفی خواهد داشت.
۲. مهارت همکاری با دیگران را در خود پرورش دهید
همکاری، سنگ بنای کارگروهی است. برای اینکه بتوانید مهارت همکاری با اعضای گروه را در خود پرورش دهید باید صداقت همراه با ذهنی باز داشته باشید. این به معنای موافقت همیشگی با همکاران نیست بلکه باید بیاموزید که چطور مخالفتتان را اعلام کنید و با وجود تفاوت‌های مختلف با بقیه کنار بیایید. مهارت همکاری و ارتباط موثر علت و معلول یکدیگر هستند. به همین علت مهارت ایجاد همکاری وقتی پرورش می‌یابد که مهارت ارتباط موثر را در خود تقویت کنید. در نتیجه این مهارت‌ها روابطی صادقانه و اثربخش در محیط کارتان شکل می‌گیرد.
۳. در صورت امکان رو در رو صحبت کنید
احتمالا اثربخش‌ترین روش برای جلوگیری از سوتفاهم‌ها صحبت رو در رو است. در صورتی که به صورت دورکاری فعالیت می‌کنید تشکیل جلسه‌های ویدیویی نیز تاثیر زیادی دارد. این نوع ارتباط در مواقعی که حدس می‌زنید مکالمه دشواری دارید مهم‌تر است. هیچ وقت ارتباط نوشتاری نمی‌تواند لحن و حالت چهره شما را منتقل کند پس تلاش کنید در موقعیت‌های حساس از تمامی این روش‌های انتقال پیام استفاد کنید تا هم شما و هم اعضای گروه برداشت یکسانی از پیام‌های ردو بدل شده داشته باشید.
۴. به لحن کلام، حالت‌های چهره و زبان بدنتان توجه کنید
ارتباط موثر فقط «چه می‌گویید» نیست و اینکه «چگونه» می‌گویید هم اهمیت بسیار زیادی دارد. گاهی اوقات شما در زندگی شخصی بابت موضوعی ناراحت هستید یا برای چیزی استرس دارید و این موضوع ربطی به محیط کار ندارد. در این حالت اگر در گفتگوهای تیمی با لحنی عصبی یا حرکاتی پرتنش صحبت کنید اعضای گروه نتیجه می‌گیرند که شما از موضوع کار مرتبط با آن‌ها خشمگین شده‌اید. برای اینکه دیگران در این موقعیت‌ها مخصوصا در جلسه‌های مهم چنین برداشتی از لحن صدا و زبان بدن شما نداشته باشند قبل از حضور در این مکان‌ها ابتدا به آرامش کامل برسید و اجازه ندهید پیام کلامتان با پیام بدنتان فرق کند.
۵. به نظرات بقیه گوش دهید
برخی افراد در محیط کار صرفا می‌خواهند ایده‌های خودشان را پیاده‌سازی کنند و به نظرها و ایده‌های دیگران اهمیت نمی‌دهند. پیش از این گفتیم که دو نوع گوش دادن وجود دارد. نوع اول گوش دادن برای پاسخگویی است و نوع دوم شنیدن برای درک کردن کلام طرف مقابل است. در محیط کار باید از نوع دوم استفاده کنید وگرنه از دریافت اطلاعات مهمی غافل می‌شوید.
اگر احساس می‌کنید که گوش دادن به همکار باعث می‌شود پاسخ خود را فراموش کنید بهتر است روی کاغذ آن را بنویسید و پس از اتمام صحبت‌های او با رجوع به نوشته‌ها جوابتان را به یاد بیاورید.
۶٫ به جای داستان‌پردازی حقیقت را بگویید
حقیقت به جای داستان تکنیکی است که «دیانا چاپمن (Diana Chapman)»، یکی از بنیان‌گذاران گروه رهبری آگاهانه (Conscious Leadership Group) معرفی کرد و در آن به تعریف این دو عبارت پرداخت. در این تعریف حقایق یعنی چیزهایی که در واقعیت اتفاق افتاده‌اند. این موارد اتفاقاتی است که تمام افراد حاضر در یک اتاق بتوانند وقوع آن را تایید کنند. اما داستان‌ها به معنای تفسیرهایی است که می‌توان از یک رخداد ارائه داد.
همه ما از واقعیت‌ها داستان‌هایی روایت می‌کنیم. اما نمی‌توان به داستان‌ها یا همان تفسیرها استناد کرد. پس به یاد داشته باشید که در محیط کار از این کار اجتناب کنید و تا حد امکان حقایق را از داستان‌ها جدا نگه دارید.
۷. مطمئن شوید که با فرد درستی صحبت می‌کنید
نکته مهم دیگری که با تقویت مهارت ارتباط موثر در محیط کار یاد می‌گیرید انتخاب فرد مناسب برای صحبت است. ارتباط ضعیف در سازمان‌ها زمانی رخ می‌دهد که با افراد اشتباه درباره یک موضوع صحبت می‌کنید یا اطلاعات اشتباهی را به اشتراک می‌گذارید. اگر مطمئن نیستید فرد موردنظر شما در اتاق حضور دارد بهتر است طرح مسئله نکنید و ابتدا به شناسایی افراد بپردازید. زیرا اگر پیام خود را به فرد مد نظر نرسانید هرگز به هدف اصلی خود نخواهید رسید.
اولین عصر ارتباط موثر
تا اینجا به‌خوبی می‌دانیم که ارتباط موثر چیست و با چه تکنیک‌هایی آن را به‌کار بگیریم. در اینجا نگاهی به برخی از این متدها در طول تاریخ می‌اندازیم چراکه انسان‌ها از همان ابتدای حضورشان در کره خاکی از روش‌های مختلفی برای برقراری ارتباط استفاده می‌کردند.
قدیمی‌ترین روشی که انسان‌ها برای ایجاد ارتباط استفاده می‌کردند نقاشی در غار بود. آن‌ها تلاش می‌کردند با سنگ‌های تیز نقشی از فعالیت‌های دوران خود به جای بگذارند. بعدها تلاش کردند با کننده‌کاری روی صخره‌ها داستان‌هایی را روایت کنند و برای این کار از نمادهای مختلف و مشخص استفاده می‌کردند. به تدریج روش‌های ارتباطی تغییر کرد و استفاده از دود در قبایل سرخ‌پوستی و کبوترهای نامه‌بر برای دیگر مناطق رایج شد و بعدها به ترتیب مرسوم‌ترین روش‌های برقراری ارتباط نامه‌های پستی، روزنامه‌ها، رادیو، تلگراف، تلفن و تلویزیون بودند. با ورود اینترنت به زندگی مردم تحول عظیمی در برقراری ارتباط میان انسان‌ها رخ داد و ارسال پیام از یک نقطه دنیا به نقطه‌ای دیگر در کمتر از یک ثانیه ممکن شد.
کتاب مهارت ارتباط موثر
برای اینکه مهارت برقراری ارتباط موثر را در خود پرورش دهید می‌توانید از کتاب‌های بسیار خوبی که در این حوزه نوشته شده‌اند بهره ببرید. در اینجا به برخی از این آثار اشاره می‌کنیم.
کتاب How to Talk to Anyone
این کتاب به شما ۹۲ ترفند ارائه می‌دهد تا بتوانید روابط موفقی برای خود بسازید. شما می‌توانید با کمک این اثر صفر تا صد مهارت برقراری یک ارتباط موثر را بیاموزید. نویسنده این کتاب بر این عقیده است که وقتی به محیط جدیدی وارد می‌شوید یا در موقعیت تازه‌ای قرار می‌گیرید فقط ۱۰ ثانیه فرصت دارید که نشان دهید چه کسی هستید. این کتاب از جمله آثار پرفروش آمازون است و محبوبیت زیادی در میان خوانندگان خود یافته است.
کتاب Influencer
تمرکز اصلی این کتاب روی نحوه تاثیرگذاری و ایجاد تغییر در افراد در حوزه‌های مختلف است. در فصل اول به تاثیرگذاری مدیران و رهبران می‌پردازد. فصل بعدی ۳ کلید اصلی تاثیرگذاری را عنوان می‌کند و در فصل‌های بعدتر اهمیت تغییر رفتار و عادت‌ها برای ایجاد تغییر در افراد و موقعیت‌ها را شرح می‌دهد.
نویسنده در این کتاب رهبران را بیشتر مخاطب قرار می‌دهد و توانایی آن‌ها در تاثیرگذاری را به وضوح شرح می‌دهد. همچنین درباره اهمیت تحول در عادت‌ها جزئیات زیادی را عنوان می‌کند.
کتاب How to Win Friends & Influence People
این اثر درباره نحوه برخورد با دیگران در کسب و کارهای مختلف صحبت می‌کند و در این باره مثال‌ها و تمرین‌های بسیار مرتبطی ارائه می‌کند. نویسنده این کتاب معتقد است که برای موفقیت در کسب و کار نباید به دنبال تئوری خاصی بگردید و فقط باید آنچه را درست است پیاده‌سازی کنید.
این کتاب می‌تواند به شما کمک کند که دوستان و افراد جدیدی پیدا کنید و در همان اولین دیدار با آن‌ها روابطی موثر برقرار کنید. همچنین استفاده از تکنیک‌های موجود در این کتاب به شما در افزایش میزان تاثیرگذاری، متقاعدسازی و موفقیتتان کمک خواهد کرد.
کتاب Talk like TED
این کتاب تکنیک‌هایی را آموزش می‌دهد که با استفاده از آن‌ها به مهارت سخنرانی مسلط شوید. در میان انواع مهارت‌های مرتبط با ارتباط موثر، توانایی بیان کلمات به شیوه‌ای اثربخش اهمیت زیادی دارد. اگر این مهارت را در خود پرورش دهید از صحبت در مجامع عمومی نمی‌هراسید و به راحتی با دیگران ارتباطی موثر برقرار می‌کنید.
تمرکز اصلی کتاب روی نحوه برقراری روابط و نوع ارائه «استیو جابز» است. همچنین درباره انواع شیوه‌های سخنوری نظیر داستان‌گویی مطالب آموزنده‌ای مطرح می‌کند. مطالعه این کتاب برای افرادی که قصد دارند فن بیان و سخنوری خود را در ایجاد روابط موثر تقویت کنند بسیار مفید است.
جمع بندی
مهارت برقراری ارتباط موثر به انسان‌ها کمک می‌کند که مسیر رسیدن به اهدافشان را هموار کنند و در محیط کار و زندگی روابط موفقی بسازند. در این مطلب درباره اینکه مهارت برقراری ارتباط موثر چیست و اینکه چطور می‌توان آن را در محیط کار، خانواده و مدرسه پرورش داد صحبت کردیم. اگر شما هم برای افزایش قدرت برقراری ارتباط اثربخش خود نیاز به آموزش دارید می‌توانید از توصیه‌های گفته شد استفاده کنید و به صورت روزانه و در محیط‌های مختلف از این تکنیک‌ها استفاده کنید. پس از مدتی خواهید دید که در برقراری ارتباطات جدید و تداوم ارتباط‌های قدیمی خبره شده‌اید و در مواجهه با هر شخصی با او ارتباط درست و موثری برقرار می‌کنید.
